Efektívne plánovanie času

S podnikaním sa spája mnoho tém okolo: financií, zákona, dobrých nápadov, vhodných povahových charakteristík a pod. Často je ale práve zabúdané na dynamický prvok podnikania a to samotné plánovanie a prácu s časom. V tomto príspevku sa práve pozrieme na time-management a to konkrétne v rámci princípov metódy Getting Things Done, ktorá je taktiež implementovaná v našej aplikácii na Evidujem.sk.

Určite to poznáte - máte množstvo nápadov, ktoré by ste chceli realizovať a len minimum času. Poznámky v zošitoch, v mobile, na lístočkoch a v počítači. A pri tom všetkom nepríjemné zabudnutie na telefonát či schôdzku alebo nedostatok času splniť, čo sme komusi niekedy sľúbili. A do toho všetkého máme stíhať náš súkromný život. Výsledok je množstvo stresu, plná hlava neusporiadaných myšlienok a nedostatok času na prácu, nie to ešte na činnosť mimo nej.

Byť efektívny v rámci používania vlastného času je úlohou time-managementu. A práve jedna metóda, s názvom Getting Things Done (GTD), ktorej autorom je David Allen, medzi ostatnými naozaj vyniká. Jej hlavnou myšlienkou je, že človek by si mal všetky úlohy z mysle presunúť na jedno spoločné miesto - na médium. Potom sa sústrediť predovšetkým na vykonávanie samotných úloh. Jej ďalšími výhodami je tiež vhľad do zmyslu našich činností. Je znateľný výrazný nárast efektivity na základe šetrenia času z odloženia nepodstatných a často nepotrebných úloh a zameraním sa na to podstatné a potrebné.

Základným princípom je samotné rozdelenie procesu práce do nasledujúcich krokov:
1.zozbieranie
2.spracovanie
3.organizácia
4.zhodnotenie
5.vykonávanie

Zber úloh a iných myšlienok predstavuje jednu z najúčinnejších pomôcok. Jej princípom je vyhnúť sa akémukoľvek vyrušeniu od aktuálne prebiehajúcej činnosti našimi nápadmi/myšlienkami či externými vplyvmi (telefonát, email či iný spôsob prijatia informácie). Predstavuje poznamenie si novej úlohy či myšlienky do tzv. Inboxu a upustenie od akéhokoľvek ďalšieho zaoberania sa ňou, čím získate plné sústredenie na to, čo práve robíte.

Fáza spracovania pracuje rovnako s Inboxom, pričom jej predmetom je spracovanie obsahu Inboxu v pravidelných intervaloch (ideálne 1x denne). Spracovanie spočíva v zhodnotení, čo ďalej - ak ide o úlohu a je vykonateľná v rámci 2 minút, je vykonaná. Ak nie, je buď delegovaná alebo odložená a následne v rámci organizácie niekam zaradená. Platí, že čokoľvek z Inboxu vyberieme, musíme to spracovať a nevraciame to späť.

Organizácia predstavuje správne zaradenie úlohy alebo informácie. V prípade informácie môže byť zahodená, archivovaná alebo priradená ako referencia k nejakej úlohe. V prípade úlohy je úloha zaradená do jednej z týchto kategórií:
1. Nasledujúca úloha - ako názov hovorí, ide o úlohu, ktorá má byť jednou z nasledujúcich vykonaných úloh
2. Niekedy/možno - sem patria úlohy, na ktoré si raz chceme nájsť čas no v tejto dobe sa im neplánujeme venovať
3. Čaká na - v prípade delegácie úlohy
4. Projekt - ak k prevedeniu úlohy je potrebné viacero krokov, ktoré sú rozdelené a organizované do projektu
5. Kalendár - obsahuje úlohy so stanoveným termínom

Zhodnotenie predstavuje rovnako činnosť, ktorá by mala byť vykonaná pravidelne a to jednak každý moment - kedy by sme mali zvážiť, či vykonávame práve to, čo je potrebné vykonávať a súčasne raz týždenne, kedy celý systém zaktualizujeme - zreorganizujeme podľa potrieb.

Samotné vykonávanie sa riadi predovšetkým obsahom zložky Nasledujúcich úloh, kde by jednotlivé úlohy mali byť navyše triedené (a vykonávané) podľa priority a kontextu (vhodný priestor/prostriedky). Samotný výber úlohy taktiež ovplyvňuje aj naša zostatková energia a čas.

Prešli sme si teda procesné a štrukturálne usporiadanie, ktoré GTD popisuje. Určite už teraz vidíte, ako Vám táto metóda umožňuje rozumne rozdeliť vykonávané činnosti, uvoľniť Vašu myseľ a umožniť Vám sústrediť sa na aktuálne vykonávanú činnosť s vedomím, že pracujete najefektívnejšie ako môžete a pritom sa na to nesústredíte.

Evidujem.sk obsahuje v balíku Podnikateľ zjednodušenú verziu GTD (bez projektov, kontextov a so zameraním len na úlohy) a rovnako aj rozšírenú verziu (vrátane štrukturovania úloh do projektov, pridávania kontextov a taktiež navyše triedenie informácií - poznámok) v balíku Prémium.