Doklady a čas bez stresu: ako si viesť daňovú evidenciu v evidujem.sk

Daňová evidencia nemusí znamenať kopu papierov a hľadanie dokladov tesne pred priznaním. Ukážeme, ako si v evidujem.sk zaviesť jednoduchý týždenný režim: doklad priložiť hneď, záznamy rýchlo nájsť a veci okolo podnikania držať v poriadku.

Základ: jeden záznam, jeden doklad

Daňová evidencia je v podstate zoznam príjmov a výdavkov v časovom slede, ku ktorému patria doklady. Najväčší problém nebýva zápis, ale to, že doklad zostane v kabelke, e-maile alebo na pracovnom stole. Pomôže jednoduché pravidlo: každý príjem a výdavok zapíšte do evidencie hneď a doklad priložte k záznamu.

V evidujem.sk si pri príjme alebo výdavku vyplníte číslo dokladu, dátum a sumu. Záznam môžete označiť ako zaplatený alebo neuhradený (vtedy ho evidencia vedie ako pohľadávku alebo záväzok), a keď sa podobný záznam opakuje, môžete si ho jedným krokom skopírovať.

Priložte doklad k záznamu

Ku každému príjmu aj výdavku sa dajú nahrať súbory: naskenovaná faktúra, fotka bločku, potvrdenie o platbe. V detaile záznamu otvoríte sekciu so súbormi, nahráte ich a kedykoľvek ich znova stiahnete, prípadne zmažete.

• Bloček z mobilu odfoťte hneď po nákupe a súbor pridajte ku výdavku. Papierový originál si odložte podľa zákonných lehôt.
• Súbor pomenujte zrozumiteľne (napríklad dátum a dodávateľ), v zozname sa tak ľahšie orientujete.
• Pri kontrole alebo pri práci s účtovníkom máte doklad vždy pri zázname, nemusíte ho hľadať inde.

Nájdite záznam za pár sekúnd

Keď sa záznamov nazbiera veľa, prehľady vám pomôžu:

• Vyhľadávanie: nad zoznamom je pole na hľadanie. Hľadať môžete podľa čísla dokladu, popisu alebo názvu klienta a zoznam sa zúži.
• Triedenie: kliknutím na názov stĺpca zoznam zoradíte (napríklad podľa dátumu alebo sumy), ďalším kliknutím obrátite poradie.
• Filtrovanie: zobrazíte len zaplatené záznamy, alebo len tie, ktoré ešte nie sú uhradené (pohľadávky a záväzky). Pred koncom mesiaca sa vám hodí rýchlo zistiť, kto vám ešte dlhuje.
• Obchodný rok: v hlavičke prehľadu prepnete rok, takže staršie záznamy vidíte oddelene od aktuálnych.

Opakujúce sa záznamy nemusíte písať stále dokola

Nájom, telefón, predplatné softvéru alebo pravidelná mesačná fakturácia klientovi sa opakujú. Pri takom zázname môžete nastaviť opakovanie: zvolíte interval (od denného až po ročný, medzi nimi napríklad týždenný, mesačný alebo štvrťročný), dátum začiatku a koniec. Systém potom záznamy vytvorí za vás. Pri faktúre sa dá zapnúť aj e-mailové upozornenie. Opakovanie patrí do vyšších balíkov, podrobnosti nájdete v cenníku.

Čas a úlohy: časový manažér

Daňová evidencia je len časť práce živnostníka. Ďalšia časť sú veci, na ktoré treba nezabudnúť: odovzdať podklady účtovníkovi, ozvať sa klientovi, zaplatiť odvody. Preto je v evidujem.sk časový manažér, ktorý vychádza z metódy GTD (Getting Things Done) a pracuje v troch krokoch:

1. Inbox: všetko, čo vás napadne, zapíšte do inboxu jedným riadkom. Nemusíte hneď rozhodovať, čo s tým.
2. Úlohy: položku z inboxu premeníte na úlohu. Nastavíte jej prioritu, dátum a stav: aktívna, nasledujúca (ďalší krok, ktorý budete robiť), čakajúca, dokončená alebo zrušená. Prehľady podľa stavu vám ukážu, čo je práve na rade.
3. Kalendár: úlohy s dátumom sa zobrazia v mesačnom kalendári, takže vidíte, čo vás v týždni či mesiaci čaká.

Časový manažér je súčasťou vyšších balíkov. Evidencia príjmov a výdavkov je zadarmo a bez časového obmedzenia.

Hotoví na daňové priznanie

Keď sú záznamy aj doklady v poriadku, štatistika v aplikácii za vás spočíta základ dane a prepojená kalkulačka dopočíta orientačnú daň vrátane nezdaniteľnej časti. Zároveň vidíte, či sa vám viac oplatí daňová evidencia so skutočnými výdavkami alebo paušál. Evidenciu viete exportovať do tabuľky (rozšírená funkcia), ak ju potrebuje účtovník alebo chcete mať kópiu u seba.

Týždenný režim na 20 minút

Aby evidencia neostala len dobrým úmyslom, stačí si vyhradiť jedno pravidelné okno týždenne, napríklad v piatok:

• Prejdite nové doklady a doplňte chýbajúce záznamy aj súbory.
• Pozrite si neuhradené záznamy a pošlite pripomienky klientom.
• Spracujte inbox: z každej položky urobte úlohu, alebo ju zrušte.
• Vyberte si nasledujúce kroky na budúci týždeň.

Takto sa doklady nehromadia a daňové priznanie či odvody vás nezaskočia.

Vyskúšajte to sami

Prehľad všetkých funkcií nájdete na stránke Funkcie. Registrácia je zadarmo, vedenie evidencie príjmov a výdavkov nie je časovo obmedzené.

Vyskúšať zadarmo Pozrieť funkcie